Як юридичній компанії створити ідеальний робочий простір: досьє, експертизи та судові рішення в CRM без програміста

Що таке «розумні об’єкти» і навіщо вони юридичній фірмі

«Розумні об’єкти» — це цифрові відповідники реальних понять з робочого процесу, які налаштовуються самостійно. Замість того щоб втискати судову справу в картку «угоди», можна створити окрему сутність «Досьє» з потрібними полями та етапами. Це змінює підхід до керування інформацією.

Ключові об’єкти для юридичної практики:

• досьє (Судова справа) — центральний елемент, що об’єднує клієнтів, документи, завдання та фінанси у справі;
• експертиза — картка для відстеження процесу від призначення до висновків та оплати;
• судове рішення — база практики, яку можна фільтрувати та аналізувати для нових справ.

Перехід на таку модель означає відмову від розрізнених Excel-таблиць і папок на Google Drive. Вся інформація збирається в єдиному, контрольованому середовищі. Початкове налаштування забирає час, але результат вартий зусиль: з’являється логічна структура, де кожен елемент пов’язаний з іншим.

Проєктування архітектури: як зв’язати все в єдину систему

Перш ніж щось створювати, потрібно продумати логіку. Головний принцип — централізація навколо ключової сутності «Досьє». Все інше обертається навколо неї.

Спочатку створюється сутність «Досьє» з базовою інформацією: назва справи, номер, клієнт (зв’язок з модулем CRM), відповідальний юрист, суд, суддя. Життєвий цикл справи стає канбан-дошкою зі стадіями: «Нова справа», «Підготовка документів», «Судовий розгляд», «Рішення першої інстанції», «Апеляція», «Архів». Це дозволяє візуально контролювати прогрес по всіх проєктах.

Далі створюються допоміжні сутності. «Експертиза» прив’язується до конкретного «Досьє» з полями: тип, установа, питання, файли висновків. «Судове рішення» може бути прив’язаним до справи або існувати окремо, формуючи базу знань компанії. Так вибудовується чітка ієрархія, де будь-який документ — справа кількох кліків.

Практичний кейс: налаштування «Досьє» в Uspacy

Створити власну сутність в Uspacy можна без коду. Процес виглядає так:

1. Крок 1. У «Налаштуваннях» знайти «Розумні об’єкти» та натиснути «Створити».
2. Крок 2. Ввести назву «Досьє» та обрати іконку.
3. Крок 3. Додати поля: «Клієнт» (прив’язка до CRM), «Номер справи» (рядок), «Суд» (список), «Дедлайн» (дата/час), «Документи» (файл).
4. Крок 4. Налаштувати стадії на канбан-дошці.
5. Крок 5. Налаштувати автоматизацію: при переміщенні «Досьє» на етап «Підготовка документів» система ставить завдання «Підготувати позов» з дедлайном +3 дні.

Платформа пропонує готові блоки. Якщо потрібна унікальна функціональність, якої немає в конструкторі, реалізувати її не вийде. Однак для більшості завдань юридичної фірми наявних інструментів вистачає. Вся інформація зберігається в єдиній системі, а рутинні дії виконуються автоматично.

Переваги для бізнесу

Впровадження такої системи — це ефективність бізнесу. Керівний партнер бачить завантаженість кожного юриста та фінансові показники по справах. Ризики пропустити процесуальні строки зводяться до мінімуму завдяки автоматичним нагадуванням.

Збережені судові рішення та експертизи формують базу знань — інтелектуальний капітал компанії, доступний всім співробітникам. Це важливо при роботі з новими юристами, які швидко входять в курс справ, вивчаючи попередній досвід. Система масштабується разом з компанією без додаткових витрат на програмістів.

Перехід від хаосу до структури — це зміна в підході до управління. Low-code платформи, як Uspacy, роблять технології доступними, дозволяючи юристам конструювати інструменти для себе. Це шлях до нового рівня ефективності та контролю над практикою.